miércoles, 14 de octubre de 2015

¡Se viene el Proceso de Admisión…hay que entregar folletos, señoritas!




Con esa frase, que yo he escuchado, ya empezamos mal. En muchas instituciones educativas suponen que entregar un folleto y explicar los atributos de la organización es cumplir con el Proceso de Admisión. Es el primer error. El proceso de admisión es una situación estratégica de comunicación, de persuasión, de convencimiento al postulante, quién se dio el trabajo de ir personalmente a la institución académica y es el momento de atenderlo como corresponde.

Cuando un postulante entra a la institución académica va decidido a pedir información personalmente, entre una serie de alternativas y opciones académicas  similares, y que están de acuerdo a sus necesidades estudiantiles. Ha visto la publicidad, ha visitado el sitio corporativo en Internet, fue a las ferias académicas, asistió a una charla en su colegio, le preguntó a sus amigos y ahora está ahí sentado frente a la persona que lo atiende. Depende de esa persona, la “señorita de admisión” que se quede o se vaya a la competencia. En otras palabras, está en manos del equipo de admisión el cierre final: la matrícula, como punto de término a la estrategia de marketing y publicidad que fue generada, hace varios meses, para que el potencial alumno fuera a la institución a pedir más información. Ya está ahí.

En el Marketing Educativo y específicamente en Admisión hay dos pilares importantes que son el mensaje que se entrega y la estrategia misma. Es necesario buscar el camino más accesible para desarrollar las tácticas, pero sin desviarse del mensaje central y de la estrategia general. Tener muy claro ese camino a seguir para poder concentrarse en la ejecución y  tomar decisiones acertadas, con conceptos consistentes para el público objetivo, diseñando, al mismo tiempo, el ritmo y las prioridades estratégicas en el proceso de admisión.

El primer requisito es contar con personal que atiende  con capacidades empáticas. La empatía es la capacidad que permitirá a las personas que trabajan en admisión imaginar los problemas e inquietudes de los postulantes desde múltiples perspectivas. Es ponerse en el lugar del joven para poder diseñar soluciones factibles y a la vez cercanas a las necesidades reales de los jóvenes postulantes que necesitan información. Es fundamental la capacidad de escuchar, de la persona que atiende  al postulante, atentamente, construir una solución sobre sus ideas sin juzgarlas y tratar de ir más allá  de lo explícito, intentando captar sus pensamientos, sentimientos y creencias. Tomar conciencia de los sentimientos, necesidades y preocupaciones  de los postulantes.

La mayor parte de los problemas con que se topa el  Proceso de Admisión en las organizaciones educacionales son de gestión: organización, planificación, control, resolución de problemas, toma de decisiones, planeamiento estratégico débil y difusión deficiente, etc.  Un problema complejo que debe tratar con un gran número de factores humanos, económicos, tecnológicos fuertemente interconectados. El equipo que se encarga de Admisión debe trabajar su propia estrategia específica que considere todas las variables de una situación esencialmente dinámica. El encuentro del personal de la institución con el postulante es diferente en cada ocasión. Hay que resolver todas las situaciones en el momento. No existe una segunda oportunidad. Todo es al 100%.

La atención al postulante en Admisión es una de las áreas más importantes de una institución educacional, porque representa a la organización en su conjunto, la que tiene el trato directo con los jóvenes, pero aun así muchos no se han dado cuenta de lo vital que es la calidad de atención de esta área para la imagen de la institución y de obtener resultados efectivos en las matrículas.

No se trata de entregar folletos y continuar hablando por celular o pintándose las uñas.